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Cuando pensamos en una fiscalización laboral, puede parecer que los principales riesgos están asociados a situaciones complejas. Sin embargo, muchas de las multas que puede enfrentar una Pyme tienen su origen en aspectos cotidianos de la gestión de personas.
Contratos formalizados o registrados fuera de plazo, errores en el control de asistencia, horas extraordinarias mal gestionadas, descuentos que no corresponden o diferencias entre lo acordado y lo efectivamente pagado son algunos ejemplos.
La Dirección del Trabajo (DT) tiene facultades para fiscalizar el cumplimiento de la legislación laboral y previsional y aplicar sanciones cuando detecta infracciones. Pero recibir una multa no significa necesariamente que la única alternativa sea pagarla.
El Código del Trabajo contempla mecanismos para solicitar su reconsideración o reclamar judicialmente. Para utilizarlos correctamente, es fundamental conocer y controlar los plazos.
Por eso, para una Pyme hay dos frentes importantes: prevenir las infracciones y saber cómo actuar si una multa ya fue cursada.
Contratación: tener trabajadores “sin contrato” no es el único riesgo
Uno de los errores más conocidos es permitir que una persona comience a trabajar y postergar la formalización de su contrato.
Aunque el contrato de trabajo es consensual, debe constar por escrito. Como regla general, el empleador dispone de 15 días desde la incorporación del trabajador para escriturarlo. Este plazo se reduce a cinco días cuando se trata de contratos por obra, trabajo o servicio determinado, o cuya duración sea inferior a 30 días.
El incumplimiento puede ser sancionado con una multa de una a cinco UTM. Además, no escriturar el contrato genera otro riesgo: en determinadas circunstancias, pueden presumirse legalmente como estipulaciones del contrato aquellas que declare el trabajador.
Pero existe otra obligación que no debe confundirse con la anterior: registrar electrónicamente el contrato ante la Dirección del Trabajo.
El empleador debe realizar este registro dentro de los 15 días hábiles siguientes a la celebración del contrato. No hacerlo dentro del período correspondiente puede constituir una infracción.
Por eso, firmar el contrato no es suficiente. Una Pyme debería controlar por separado tres momentos:
- El ingreso del trabajador.
- La escrituración del contrato.
- El registro en el Registro Electrónico Laboral (REL).
Además, lo establecido en los documentos debe coincidir con lo que sucede en la práctica. El cargo, las funciones, la remuneración, el lugar de trabajo y la jornada deben reflejar las condiciones que realmente se aplican.
Cuando alguna de estas condiciones cambia y la ley exige formalizar la modificación, corresponde documentarla mediante el anexo respectivo y cumplir con las obligaciones de registro aplicables.
Cuidado con utilizar contratos a honorarios
Otro punto que requiere especial atención es utilizar contratos a honorarios para relaciones que, en la práctica, tienen características propias de una relación laboral.
El nombre del documento no determina por sí solo la naturaleza del vínculo.
Si existen elementos de subordinación y dependencia —como horarios, instrucciones, supervisión, obligación de asistencia o continuidad, entre otros— una fiscalización puede determinar que existe una relación laboral, con las consecuencias laborales y previsionales correspondientes.
Jornada: el registro de asistencia es clave
La jornada de trabajo es otra fuente frecuente de contingencias laborales.
El artículo 33 del Código del Trabajo establece que el empleador debe controlar la asistencia y determinar las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas utilizando alguno de los sistemas autorizados.
Pero no basta con tener un libro de asistencia, reloj control o sistema electrónico: el registro debe utilizarse correctamente.
La responsabilidad sobre el correcto funcionamiento y utilización del sistema corresponde al empleador. A su vez, cada trabajador debe registrar personalmente su asistencia, entrada y salida.
Este registro cobra especial importancia cuando existen horas extraordinarias, atrasos, ausencias o diferencias respecto de la duración efectiva de la jornada.
Por ejemplo, si el contrato establece una determinada hora de salida, pero el registro muestra de manera sistemática que el trabajador continúa desempeñando sus funciones después de ese horario con conocimiento o tolerancia del empleador, la diferencia no desaparece simplemente porque el contrato indique otra cosa.
Las horas extraordinarias también requieren atención: es importante revisar su procedencia, pacto, registro y pago.
Un control deficiente de la asistencia puede dificultar considerablemente la posición de la empresa frente a una fiscalización o una eventual demanda.
Cuidado con los descuentos por atrasos
Detectar un atraso no significa necesariamente que corresponda realizar un descuento automático.
De acuerdo con la doctrina vigente de la Dirección del Trabajo, para determinar si corresponde descontar debe revisarse la jornada y las horas efectivamente trabajadas.
Al término de la semana, debe determinarse si el trabajador cumplió con la cantidad de horas que debía prestar. Si la suma es inferior a la jornada correspondiente, podrá efectuarse el descuento por el tiempo efectivamente no trabajado.
Por eso, configurar un sistema que descuente automáticamente cada minuto de atraso sin considerar el total de horas trabajadas durante el período puede generar diferencias en las remuneraciones y contingencias posteriores.
Remuneraciones: hay más que revisar que el sueldo base
Cuando se trata de remuneraciones, otro error frecuente es considerar únicamente el sueldo mensual.
La revisión debería ser más amplia.
Es importante comprobar que se paguen correctamente el sueldo, las horas extraordinarias y los demás conceptos que correspondan; que las liquidaciones reflejen lo efectivamente pagado y descontado; que cada descuento tenga fundamento legal; y que las cotizaciones previsionales sean declaradas y pagadas correctamente.
Una diferencia que parece pequeña puede transformarse en una contingencia importante si se repite durante varios meses o afecta a varios trabajadores.
Una buena práctica para una Pyme es revisar periódicamente que exista concordancia entre cuatro elementos:
Contrato y anexos → Registro de asistencia → Liquidación de remuneraciones → Cotizaciones previsionales
Si estos documentos reflejan situaciones diferentes, existe una señal de alerta que conviene revisar antes de enfrentar una fiscalización.
¿Qué hacer cuando una multa ya fue cursada?
Si recibes una resolución de multa de la Dirección del Trabajo, es importante actuar con rapidez.
Dos errores que conviene evitar son pagar inmediatamente sin analizar la resolución o, por el contrario, dejarla pendiente pensando que puede resolverse más adelante.
El primer paso es revisar con precisión:
- La fecha y forma en que fue notificada.
- Cada una de las infracciones sancionadas.
- La norma legal invocada.
- Los hechos constatados por el fiscalizador.
- La documentación disponible para controvertirlos o acreditar su corrección.
- El plazo que se encuentra corriendo.
La fecha de notificación es especialmente importante, porque a partir de ella se determinan los plazos posteriores.
Reconsideración administrativa de la multa
Los artículos 511 y 512 del Código del Trabajo contemplan la posibilidad de solicitar administrativamente a la Dirección del Trabajo la reconsideración de determinadas multas.
Existen dos fundamentos especialmente relevantes.
El primero ocurre cuando existe un error de hecho manifiesto en la aplicación de la sanción. En este escenario puede solicitarse que la multa sea dejada sin efecto.
El segundo corresponde a los casos en que se puede acreditar fehacientemente que se dio íntegro cumplimiento a las disposiciones legales, convencionales o arbitrales cuya infracción originó la sanción. En este caso puede solicitarse una rebaja.
Además, corregir una infracción rápidamente puede ser especialmente relevante.
Si dentro de los 15 días siguientes a la notificación de la multa el empleador corrige la infracción, la multa se rebajará, a lo menos, en un 50%. En el caso de una micro o pequeña empresa, la rebaja será, a lo menos, de un 80%, siempre que se cumplan los requisitos legales correspondientes.
No basta, sin embargo, con indicar que el problema fue solucionado. La corrección debe poder acreditarse con documentos.
Dependiendo del caso, esto puede incluir contratos o anexos regularizados, registros de asistencia, comprobantes de pago, liquidaciones corregidas, cotizaciones previsionales u otros antecedentes.
Atención con el plazo de 30 días
La solicitud de reconsideración administrativa debe presentarse dentro de 30 días hábiles administrativos, contados desde el día hábil siguiente a la notificación de la resolución que aplicó la multa.
Para este cálculo se consideran de lunes a viernes y no se contabilizan sábados, domingos ni festivos.
También es importante considerar que el momento en que se entiende realizada la notificación puede variar dependiendo del medio utilizado.
Por ejemplo, cuando se realiza por correo electrónico, se entiende notificada al tercer día hábil siguiente a su emisión; si es personal, el mismo día de la actuación; y si se realiza mediante carta certificada, se aplica la regla especial correspondiente a ese tipo de notificación.
Actualmente, la reconsideración puede presentarse a través del portal Mi DT o presencialmente ante la Inspección del Trabajo.
Antes de elegir esta alternativa, es importante revisar la estrategia completa, ya que el artículo 511 establece condiciones respecto de la utilización de otros mecanismos de impugnación o sustitución.
¿También se puede reclamar ante un tribunal?
Sí.
El Código del Trabajo contempla una vía judicial para reclamar frente a resoluciones de multas administrativas.
Esta alternativa puede ser especialmente relevante cuando la empresa considera que la infracción no existió, que los hechos fueron establecidos incorrectamente o que existe un problema jurídico que justifica discutir la sanción ante el Juzgado de Letras del Trabajo.
La elección entre una reconsideración administrativa, los mecanismos especiales aplicables a micro y pequeñas empresas o una reclamación judicial no debería realizarse automáticamente.
Es importante analizar qué se está discutiendo en cada caso.
Si la infracción efectivamente ocurrió, pero fue corregida rápidamente, pueden adquirir especial relevancia los mecanismos administrativos de rebaja contemplados en la legislación.
Si, por el contrario, la empresa sostiene que la infracción nunca ocurrió o cuestiona jurídicamente la fiscalización, la estrategia puede ser diferente.
En cualquiera de estos escenarios, los plazos comienzan a correr desde la notificación, por lo que dejar pasar el tiempo puede significar perder alguna de las alternativas disponibles.
¿Cómo reducir el riesgo antes de una fiscalización?
Una Pyme no necesariamente necesita una estructura compleja para gestionar correctamente sus obligaciones laborales. Lo importante es contar con controles básicos que funcionen y se mantengan actualizados.
Una revisión preventiva debería considerar, al menos:
- Contratos y anexos debidamente escriturados.
- Registro oportuno en el REL.
- Sistemas de asistencia correctamente utilizados.
- Concordancia entre la jornada registrada y las remuneraciones pagadas.
- Respaldo del pago íntegro y oportuno de remuneraciones y cotizaciones.
También es recomendable revisar periódicamente el Tipificador Infraccional de la Dirección del Trabajo, documento que sistematiza las infracciones fiscalizadas y sus correspondientes sanciones y que se actualiza periódicamente.
El objetivo no debería ser ordenar los documentos solamente cuando se anuncia una fiscalización, sino mantenerlos permanentemente consistentes.
En materia laboral, una regla sencilla puede ayudar a prevenir muchos problemas: lo que ocurre en la práctica debería coincidir con lo que indican el contrato, el registro de asistencia y la liquidación de remuneraciones.
Y si una multa ya fue aplicada, actuar a tiempo es fundamental. Revisar inmediatamente la fecha de notificación, determinar si existe un error, corregir la infracción cuando corresponda y evaluar oportunamente el mecanismo aplicable puede marcar una diferencia importante frente a la sanción.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un especialista laboral para tu caso específico.
