Cuando se trata de digitalizar procesos y prácticas dentro de tu empresa, hay ciertos pasos que son universales. Aquí los listamos y explicamos en profundidad para que entiendas qué hacer cuando comiences este cambio.
La digitalización es un cambio organizacional. Para que entiendas los pasos que debes dar, debes primero entender qué implica cada uno.
¿Qué es la digitalización?
Es complementar, cambiar o reemplazar algo que no es digital. Es la automatización de lo análogo que ya existe. Te aclaramos que no es transformación digital, que es otro tipo de cambio digital, si bien se complementan bastante bien. Y esta diferencia la tienes que tener muy clara para que el cambio cumpla con las expectativas.
Algunos ejemplos que podrían serte familiares son:
- Instalar un CRM para gestionar las ventas y relación con clientes.
- Guardar copias digitales de documentos en archivos y carpetas en vez de imprimirlos.
- Emitir facturas y boletas electrónicas en vez de las versiones en papel.
- Subir copias de tus Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) a la carpeta tributaria electrónica en el SII.
Las principales características de la digitalización son:
- Es gradual, porque digitalizar todos los procesos de una empresa toma tiempo.
- No elimina las versiones originales manuales y físicas de los procesos y prácticas, aclara el blog digital i-Scoop.
Para comenzar a digitalizar, debes seguir estos 9 pasos clave. Los abordamos de todas maneras en mayor profundidad en nuestra guía sobre cómo incorporar el cambio digital en tu empresa.
1. Diagnostica el nivel digital de tu negocio
Conoce en qué estado digital están tus actuales procesos y prácticas. Para eso te recomendamos hacer una lista de todas las acciones de las distintas áreas que la componen.
Esta lista será tu inventario, te permite reconocer dónde está presente y ausente el uso de tecnologías y prácticas digitales.
Otra forma de detectar tu nivel, es haciendo un test de digitalización. Hay muchos en Internet, pero estos son en los que más confiamos porque están adaptados al ecosistema emprendedor chileno:
Test Digitalización
Iniciativa de la Fundación País Digital y de la empresa asesora de digitalización Anticipa que ayuda a determinar en qué medida los negocios incorporan la digitalización y tecnologías asociadas para mejorar sus procesos y acelerar sus ventas.
https://www.testdigitalizacion.cl
Chequeo Digital
Herramienta del programa del gobierno Digitaliza Tu Pyme que analiza el estado de adopción tecnológica y habilidades digitales de las pequeñas y medianas empresas (pymes) en el país.
Termómetro Digital de Evoluciona Bci
TED es un autodiagnóstico realizado sobre la base de preguntas que al responderlas según la realidad del negocio arrojará un puntaje que mide el nivel de digitalización de tu empresa, descubriendo las competencias y oportunidades de mejora.
https://www.bci.cl/empresarios/evoluciona/ted
Es crucial que hagas este diagnóstico. Así sabrás qué procesos y prácticas necesitan modernizarse urgente y cuáles pueden esperar o quedar como están.
2. Evalúa si será interno o con ayuda de un proveedor
No tienes que ser programador o diseñador para digitalizar o transformar digitalmente una empresa. Pero sí tienes que entender en qué te estás metiendo. Sin embargo, muchas veces las empresas ignoran las verdaderas implicancias de digitalizar; creen que es solo escanear documentos o instalar un software.
La digitalización es compleja porque requiere tiempo, dedicación, y muchas veces atención al detalle y otras capacidades que tú ni tu equipo no tienen por qué tener, sobre todo si eres el o la dueña de la empresa.
Por eso generalmente recomendamos que las empresas que adoptan este tipo de cambio digital pidan ayuda a expertos. Las hay de tres tipos:
- Asesores gratuitos o pagados de digitalización o transformación digital que diseñan la ruta a seguir y luego la empresa sigue el camino por su cuenta.
- Un equipo interno dedicado y con especialistas especialmente contratados para este proyecto.
- Una empresa externa que digitaliza los procesos de punta a punta.
3. Define el presupuesto
Lo entendemos muy bien: invertir en digitalización es una decisión importante para tu estrategia y presupuesto.
Primero, hay que definir si tu empresa cuenta con las finanzas para implementar el cambio, sea con ayuda de un proveedor o lo haga por su cuenta.
Muchas empresas fallan en su digitalización porque el presupuesto no era realista, no era suficiente, o peor, nunca asignaron uno para alcanzar la meta.
Así que es importante que tengas claro exactamente qué significa implementar este cambio, y esto comprende:
- Horas hombre
- Pérdidas calculadas
- Costos extra
- Gastos imprevistos.
Aquí te puede ayudar mucho la asesoría de expertos que recibas, así como el acompañamiento que te entregue la empresa proveedora del servicio que contrates.
De hecho, es una de las primeras cosas que debes preguntarles: cuánto sale digitalizar mi empresa.
¿Cuánto cuesta digitalizar una empresa?
En el caso de la digitalización, el monto puede ser estándar en el sentido de que haya un costo base que aumente o disminuya dependiendo de factores como cantidad de ítems o procesos a digitalizar, número de usuarios finales de estos procesos digitalizados, etc.
Por eso es crucial que desgloses este costo al máximo. Para eso revisa este análisis que hace el especialista Alejandro Barros sobre la digitalización de los trámites y costos asociados del plan de Transformación Digital del Estado. Así te haces una idea del nivel de detalle.
4. Determina qué vas a digitalizar primero
Ya evaluaste el total de procesos y prácticas que necesitas modernizar, los costos y si es un proyecto que abordará tu empresa internamente o con ayuda de un tercero.
Toca ahora elegir por dónde empezar. Recién ahora tienes el panorama claro para delinear una estrategia, una hoja de ruta.
Y esto comprende elegir con qué vas a empezar.
Quizás pienses que para digitalizar los papeles que tu empresa produce no se necesita una estrategia digital. Pero no te confíes. Todo cambio requiere un proceso, y todo proceso requiere un plan. Mientras más detallado sea la hoja de ruta digital que sigas, menos espacio dejarás para conjeturas, improvisaciones y sobre costos.
Es más, hacemos énfasis en que comiences por las acciones más sencillas o pequeñas. Así tú y tu equipo podrán ver el cambio con mayor rapidez y esto aumentará el apetito por seguir digitalizando las operaciones de la empresa.
Acá te explicamos tres formas de decidir por dónde comenzar la digitalización:
- Cambiar un área específica que concentre la mayor cantidad de necesidades.
- Prácticas transversales que beneficien a todas las áreas por igual, explica la empresa de tecnología Eastern Peak.
- Procesos instalados en el corazón en el negocio que al modernizarse agilicen desempeño, satisfacción y resultados.
5. Selecciona las herramientas
Si tienes un presupuesto muy apretado, te recomendamos empezar usando la versión gratuita de herramientas tecnológicas reconocidas que están disponibles hoy por Internet para que te familiarices con su uso primero y luego evalúes cuáles licencias adquirir después.
Por ejemplo tienes:
- Plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox, según la revista PCWorld.
- Softwares de organización de tareas en la nube, de acuerdo con el portal de referencias Capterra, como son el caso de Trello y Clickup.
- Herramientas de comunicación de equipos remotos y presenciales como Zoom y Skype, según el blog de gestión de proyectos Project Admin.
6. Comunica el cambio
Los primeros que tienen que enterarse de que tu empresa digitalizará una parte o la totalidad de sus operaciones son sus trabajadores. Ellos son los usuarios finales de los procesos que elijas. Mientras más temprano los integres, más posibilidades hay de que resulte.
¿Y qué pasa si no los integras?
Aumentará la insatisfacción laboral y la cultura organizacional se verá resentida, y hasta podría suceder que el cambio no funcione. Tal cual. Hoy en día los trabajadores quieren ser partícipes de los planes de su empresa y no aprecian decisiones unilaterales.
De hecho, esta es la oportunidad perfecta para que tus colaboradores conozcan cómo sacar provecho del cambio y cómo brillar con luz propia en todo el proceso.
Prepárate para dar el paso
La digitalización es un proceso complejo, pero no difícil si lo planificas con tiempo y cuentas con los recursos necesarios para llevar a cabo el cambio.
Igualmente importante es que te asegures de que sea un proceso limpio, sencillo y fácil de realizar y visibilizar tanto por quienes estarán a cargo de digitalizar los procesos y prácticas, los usuarios finales y quienes toman las decisiones en tu negocio.
