Software de gestión de personas: ¿Por qué tu PYME necesita uno?
Lectura: 7min
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y digitalizado, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) enfrentan el desafío de gestionar su activo más valioso: las personas. Desde la contratación, pasando por la administración de asistencia, remuneraciones y desempeño, hasta el cumplimiento de normativas laborales, la gestión de personas ha dejado de ser una tarea secundaria y se ha convertido en un área clave para la sostenibilidad y el crecimiento del negocio.
Frente a este escenario, muchas PYMES aún utilizan planillas de Excel, papeles sueltos o sistemas desconectados para llevar el control de su equipo. El problema es que estos métodos no solo consumen tiempo, sino que también generan errores, retrasos y riesgos legales. Es aquí donde entra en juego el software de gestión de personas, una herramienta fundamental para automatizar procesos, mejorar la toma de decisiones y cumplir con las exigencias legales, como la nueva Ley de 40 Horas en Chile.
¿Qué es un software de gestión de personas?
Un software de gestión de personas es una plataforma tecnológica que permite administrar de forma integral todos los procesos relacionados con el capital humano dentro de una organización. También conocido como HRM (Human Resource Management) o RRHH digital, este tipo de software centraliza y automatiza tareas como:
- Reclutamiento y selección
- Registro y control de asistencia
- Administración de contratos
- Gestión de remuneraciones y liquidaciones de sueldo
- Cálculo de vacaciones, licencias y feriados
- Evaluaciones de desempeño
- Cumplimiento normativo laboral
En pocas palabras, permite que el área de Recursos Humanos trabaje de forma más eficiente, estratégica y con menos errores.
¿Por qué es importante para una PYME?
Algunas PYMES creen que este tipo de soluciones están pensadas solo para grandes empresas. Pero en realidad, mientras más pequeña es la organización, más crítico es tener control sobre su gestión de personas. ¿Por qué?
-
Tienes menos margen de error: Un error en una liquidación puede afectar gravemente la relación con un trabajador.
-
Recursos limitados: Al no contar con un gran equipo de RRHH, necesitas optimizar tiempo y reducir tareas repetitivas.
-
Cumplimiento legal: Las fiscalizaciones laborales pueden afectar a empresas de todos los tamaños. Estar en regla es una obligación.
-
Atracción y retención de talento: Hoy, incluso en una PYME, los colaboradores valoran procesos claros, ordenados y profesionales.
Principales beneficios de implementar un software de gestión de personas
1. Ahorro de tiempo
Automatizar la generación de contratos, liquidaciones y cálculos legales permite liberar horas valiosas del equipo administrativo.
2. Reducción de errores
La digitalización elimina errores comunes en los cálculos manuales, evitando conflictos con trabajadores o multas de la Dirección del Trabajo.
3. Cumplimiento con la normativa laboral
Un buen software se actualiza automáticamente con los cambios legales, como el nuevo régimen de las 40 horas o los requisitos de registro electrónico de asistencia.
4. Trazabilidad y respaldo
Toda la información laboral queda almacenada en la nube, disponible para auditorías, fiscalizaciones o gestión interna.
5. Mejor toma de decisiones
Con reportes sobre asistencia, rotación, horas extras y desempeño, puedes gestionar mejor tu equipo y tomar decisiones basadas en datos.
6. Mayor satisfacción del trabajador
Al tener acceso a sus contratos, liquidaciones, vacaciones y marcaciones, los colaboradores sienten mayor transparencia y confianza.
¿Qué debe tener un buen software de gestión de personas?
Al momento de evaluar una solución, asegúrate de que incluya funcionalidades como:
- Gestión de contratos con plantillas legales
- Control de asistencia digital, con integración a turnos y horarios
- Módulo de remuneraciones actualizado según ley
- Cálculo de horas extra, feriados y días administrativos
- Autogestión del trabajador (vacaciones, licencias, certificados)
- Reportes y analítica de personal
- Actualización automática ante cambios normativos
Y sobre todo, que sea fácil de usar, escalable y esté respaldado por un equipo local que entienda la realidad chilena.
El caso de Defontana: gestión de personas 100% digital para PYMES
Defontana, empresa chilena líder en soluciones ERP en la nube, ofrece una completa plataforma de gestión de personas, especialmente diseñada para las PYMES que quieren dar el salto a la digitalización laboral sin complicarse.
La solución incluye todos los módulos necesarios para administrar tu equipo desde un solo lugar:
✔️ Control de asistencia digital
Compatible con turnos, horarios flexibles y con marcación desde celular o biométricos. Cumple con las exigencias de la Dirección del Trabajo y se integra con el módulo de sueldos.
✔️ Módulo de remuneraciones
Compatible con turnos, horarios flexibles y con marcación desde celular o biométricos. Cumple con las exigencias de la Dirección del Trabajo y se integra con el módulo de sueldos.
✔️ Módulo de remuneraciones
Calcula automáticamente las liquidaciones, horas extras, cotizaciones, anticipos y vacaciones. Cumple con la nueva Ley de 40 horas y con los cambios legales que vendrán.
✔️ Contratos y finiquitos digitales
Genera, almacena y gestiona todos los documentos laborales del trabajador con firma electrónica simple y respaldo legal.
✔️ Portal del trabajador
Permite que cada colaborador acceda a su información, solicitudes de vacaciones y documentos de forma autónoma.
✔️ Reportes y paneles en tiempo real
Conoce la asistencia, cumplimiento de turnos, ausencias, atrasos y desempeño individual o por área.
✔️ Integración con otros módulos ERP
Toda la información fluye automáticamente hacia contabilidad, finanzas o control de gestión, sin necesidad de duplicar procesos.
Además, como todos los productos de Defontana, es una solución 100% en la nube, accesible desde cualquier dispositivo, sin instalación y con soporte local.
¿Cuándo es el momento ideal para implementarlo?
No necesitas tener 100 trabajadores para usar un software de gestión de personas. De hecho, mientras antes lo implementes, mejor:
- Si estás creciendo y contratando más colaboradores.
- Si tienes alta rotación y necesitas control.
- Si estás enfrentando fiscalizaciones o errores frecuentes.
- Si quieres prepararte para la implementación total de la Ley de 40 horas.
La transformación digital en Recursos Humanos es un paso lógico para las PYMES que buscan profesionalizar su operación y proyectarse a largo plazo.
Conclusión
La gestión de personas ya no puede seguir siendo manual, dispersa o improvisada. En un entorno legal cambiante y con alta exigencia por parte de trabajadores, proveedores e instituciones públicas, contar con un software de gestión de personas es una inversión necesaria para cualquier PYME que quiera crecer de forma ordenada y sostenible.
Soluciones como la de Defontana permiten llevar todo el ciclo laboral de forma centralizada, con cumplimiento legal, eficiencia operativa y mejor experiencia para el trabajador. Ya no se trata de si debes digitalizar esta área, sino de cuándo vas a hacerlo.
Y cuanto antes, mejor.
Si te interesa seguir aprendiendo sobre cómo optimizar tu PYME, 👉Suscríbete a Valor Pyme y recibe contenido exclusivo sobre herramientas, estrategias y novedades que te ayudarán a hacer crecer tu negocio.