La constitución de una empresa en Chile puede complejizarse si sus socios no son claros y no fijan sus responsabilidades desde el comienzo, o bien si no son cuidadosos durante los trámites legales que este proceso conlleva. A continuación se detallan los errores más comunes en que caen los socios al momento de constituir una empresa.
Demorar la escritura por diferencias de opinión
En la mayoría de los casos redactar la escritura de una sociedad debiese ser rápido cuando la estructura de la empresa societaria es simple. Por el contrario, cuando se trata de una estructura más compleja y elaborada, la redacción de la escritura podría demorar más de la cuenta. Sin embargo, en cualquier caso, se trata de un proceso simple que podría complejizarse si no existe acuerdo entre los socios, aún contando con la asesoría legal especializada. Sin ir más lejos, basta con que uno de los socios no esté de acuerdo con alguno de los puntos para pausar la redacción de la escritura.
Es por esto que se recomiendo a los futuros socios de una empresa destinar un tiempo razonable a esta etapa del proceso, con el apoyo de un abogado. En particular, se recomienda suponer conflictos y situaciones por muy poco probables que parezcan y definir las participaciones y actividades de cada socio, para así evitar potenciales vacíos que sean perjudiciales en el futuro.
No resolver quién paga los gastos de constitución
Según la Cámara de Comercio de Santiago, muchas veces los costos asociados a la redacción y legalización de la escritura ante notario generan problemas o diferencias entre las partes. Así mismo pasa con los gastos del abogado y de la notaría que estarán sujetos al tipo de sociedad, la complejidad de la misma y de su capital inicial. Asimismo, si todos los socios deciden prorratear de forma equitativa estos gastos, deberán decidir el formato de entrega más idóneo de estos fondos.
Elegir al representante legal a último minuto
El Representante Legal es quien realiza la inscripción de la nueva empresa en la oficina del Conservador de Bienes Raíces del Registro de Comercio correspondiente al domicilio de la sociedad; razón por la que muchas veces los socios dejan para el final su elección.
Para elegir al Representante Legal, los socios deben asegurarse no sólo de que la persona sea alguien de confianza, sino también de que cumpla con los requisitos legales mínimos; dado que representará la toma de decisiones y será responsable legalmente en materia tributaria y judicial.
Por último, el Representante Legal es quien realiza:
-
Los trámites de constitución de empresa posteriores a su registro comercial.
-
La publicación en el Diario Oficial.
-
El Inicio de Actividades, y la emisión y firma de Documentos Tributarios, Legalización como Contribuyente ante el SII, y la solicitud de los permisos para obtener la Patente Comercial.
-
Asimismo, estará a cargo de temas operativos como los trámites básicos establecidos bajo el Código del Trabajo, la Inscripción de la Marca, Trámites Bancarios, entre otros.
No asignar responsabilidad en relación al capital aportado
Uno de los errores más comunes a la hora de constituir una empresa es no asignar responsabilidad en relación al capital aportado. En otras palabras, no definir cuál será la responsabilidad comercial o civil que tendrá cada socio en la sociedad. Que un socio aporte más o menos capital no significa que tenga derechos o deberes diferentes, necesariamente. Esto último es sumamente relevante cuando la representación funciona a través de acciones.
Si bien la escritura pública de la empresa definirá las responsabilidades sociales de cada miembro, es conveniente realizar un escrito notariado adicional que profundice esta asignación de derechos y deberes. Sobre todo cuando nos enfrentamos a alguna de los siguientes escenarios:
-
Muerte, enfermedad o accidente invalidante de un socio
-
Fraude o robo cometido por un socio
-
Retiro de un socio
-
Ingreso de nuevo socio
-
Disolución de la sociedad por mutuo acuerdo
-
Sobreendeudamiento que resulte en la reorganización o quiebra de la empresa.
Olvidar registrar la marca
La marca comercial de un producto o servicio le da derecho exclusivo y excluyente a su dueño para utilizarla. Al no realizar este trámite, los socios están dejando en manos de terceros posibles usos y abusos, cuyos efectos legales sufrirán ellos después. En otras palabras, registrar la marca comercial garantiza protección jurídica.
