Tener problemas para cobrar una factura es algo mucho más común de lo que creemos. Son múltiples las empresas que se enfrentan a clientes que no pagan, generando un gran problema en el flujo de caja, ya que a pesar de no recibir el dinero previsto deben seguir cumpliendo sus obligaciones.
Adicionalmente, este problema demanda gran cantidad de recursos. ¿Cuántos llamados, correos, y hasta visitas se realizan tratando de recuperar el dinero? ¿Cuántas horas dedicadas a buscar nuevas opciones para comunicarse con el deudor, reportar la deuda o ver opciones de cobranza? ¿Cuánto estrés se genera buscando alternativas para mantener el flujo de caja?
Hay formas de evitar estas situaciones tan desagradables y como bien dice el dicho: “Más vale prevenir que lamentar”. En este artículo queremos compartir contigo cinco consejos que te permitirán minimizar el riesgo de tener facturas impagas.
Condiciones claras
Muchas veces los problemas con el pago empiezan porque el producto o servicio no cumplieron con las expectativas. Para evitar caer en malos entendidos, recomendamos SIEMPRE dejar los términos y condiciones claramente especificados a través de correo electrónico o idealmente a través de un contrato formal. Con un buen contrato será más fácil tomar medidas legales para recuperar la deuda, en caso de ser necesario. Muchas veces no lo hacemos pero es fundamental para evitar discrepancias.
Verifica historial de pago
Previo a otorgar crédito a 30, 60 o 90 días, es importante verificar la situación financiera del cliente o comprador y así evaluar los riesgos que lleva el negocio. Es responsabilidad de la empresa informarse, y una opción de hacerlo es por medio de un informe crediticio.
Existen muchos proveedores, tales como el Boletín Comercial, que proporcionan información respecto al comportamiento de pago de los clientes, ya sean empresas o personas naturales. Con estos informes se verifica la solvencia y los activos que tiene el comprador. Podrás verificar si el rut al cual le otorgamos crédito no presenta documentos protestados tales como cheques, pagarés o letras, créditos impagos con instituciones financieras y deudas laborales que te permitirán conocer el comportamiento con sus colaboradores.
Emitir facturas a crédito
La factura es un documento comercial que registra la compra y venta de un bien o servicio. Esta se puede emitir en condición “al contado” o “a crédito”.
La factura “al contado” se asume pagada en el acto y no es reclamable ante el SII, por lo tanto NO es un título ejecutivo. Este tipo de documento solo se debe emitir cuando se realiza el pago en el momento de la emisión del documento, la compra ya ha sido pagada o la remuneración del servicio ya fue percibida.
Muchas veces las Pymes cometen el error de facturar al contado vendiendo a crédito. Si vendes a crédito, preocúpate de que la factura también sea “a crédito”. Si la factura no es rechazada o reclamada ante el SII dentro de los primeros 8 días después de haber sido recepcionada, te aseguras de tener en tus manos un título ejecutivo, que en simples palabras equivale a tener un “vale por”.
Verificar información de contacto
Previo a otorgar cualquier tipo de crédito, asegúrate de validar que la información de contacto es fidedigna. Debes tener certeza que el correo electrónico y el teléfono móvil corresponden al cliente. Si tu cliente es otra empresa, es fundamental identificar también si la entidad es real. Una buena técnica es dejar pasado un mensaje por Whatsapp que quede debidamente recepcionado por la contraparte.
Autorización para reportar personas naturales
Utilizar plataformas que publican datos financieros como el boletín comercial puede ser una estrategia extrajudicial efectiva para cobrar la deuda. Pero para protestar la deuda hay que hacer distinciones entre si el deudor es una persona natural o jurídica, ya que las regulaciones son distintas.
Si estás otorgando crédito a personas naturales, debes asegurarte de que el contrato contenga una cláusula que autorice el uso de datos personales para ser reportados en Dicom u otros buró de crédito si llegase a existir un incumplimiento en el pago.
Ocúpate y reduce la probabilidad de incobrables
¡Esperamos que estos 5 consejos te hayan resultado útiles! Es fundamental tomar las debidas precauciones antes de cerrar un negocio, sobre todo si el pago se realiza a crédito. En el momento puede significar tiempo adicional, pero vale la pena si permite reducir la probabilidad de un incobrable.
Si estás leyendo este artículo, es probable que te haya pasado. De ser así, es importante que sepas que existen dos etapas o niveles de cobranza: la cobranza extrajudicial y la cobranza judicial. Estas tienen grandes diferencias en cuanto al costo, tiempo del proceso, efectividad, duración, entre otros.
