Es normal que en cualquier etapa de la vida, busquemos cómo realizar un presupuesto, ya que nos ayuda a tener una estimación sobre un gasto o inversión futura, además de permitir un mejor control de las finanzas y mejorar la situación financiera de nuestro negocio, asegurando que las metas financieras sean alcanzables.
Evidentemente, hay presupuestos para todo: desde lo que uno desea gastar en la despensa hasta la organización de un viaje. Sin embargo, hoy nos basaremos en los presupuestos que requieren las pymes para poder subsistir y finalmente crecer, garantizando un adecuado flujo de caja y ayudando a tomar decisiones estratégicas.
¿Por qué es importante fijar metas de acción antes de calcular un presupuesto?
Hay quienes aseguran que un presupuesto es el camino a la rentabilidad, ya que nos enseña a establecer objetivos financieros claros y planes de acción coherentes. Por lo general, las empresas realizan un presupuesto detallado anual donde se establecen varias metas que el negocio considera prioritarias dentro de su plan de inversión.
Seguramente ya cuentas con algunas ideas, por ejemplo: el lanzamiento de un nuevo producto, aumentar el número de empleados, abrir una nueva sucursal o experimentar con nuevos canales de publicidad, el fijar un presupuesto te ayuda a definir metas alcanzables y desechar o posponer las que no son factibles o prioritarias.
Sin importar el tamaño o antigüedad del negocio, una de las principales metas debe estar relacionada con el aumentar el porcentaje de utilidad, ya que sí las ganancias no están por encima de los gastos, es imposible ser rentables, recordemos que el término va más allá de tan sólo ganar dinero.
Pasos para hacer un buen presupuesto en tu negocio:
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Como todo en finanzas, el primer paso es calcular el ingreso neto de tu empresa, es decir, las entradas de dinero menos deducciones, obviamente esto nos permitirá saber con cuánto dinero contamos al mes y ese será el punto de partida.
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Si llevas el cálculo de tu contabilidad al día no tendrás problema para obtener la cifra, así como tampoco para definir los gastos fijos y una estimación de gastos variables, esto nos ayuda a tener una aproximación del dinero disponible mes con mes.
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Probablemente ya tienes identificado en qué temporadas tu negocio suele florecer y en cuáles hay sequía, con esto pronósticas ventas e ingresos, lo anterior te ayuda a detectar en qué temporada, por ejemplo, necesitas aumentar el número de trabajadores eventuales, definir la compra de materia prima, así como poner un límite a los gastos.
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Si tu presupuesto confirma que el flujo de efectivo es positivo, no se requiere ningún tipo de financiamiento adicional para seguir operando, de lo contrario, es momento de levantar capital por medio de algún accionista adicional, un crédito, aumentar el costo de los productos, o lo que sea que signifique una nueva entrada de dinero para el negocio.
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Si notamos que nuestro presupuesto se encuentra en un punto muerto, es decir donde no hay ganancias o pérdidas, no hay por qué alarmarse, es un buen punto de partida para generar mayor utilidad.
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Aunque el presupuesto se fija al inicio del año fiscal, se deben hacer revisiones bimestrales, con la finalidad de detectar errores y con ello, perfeccionar la ruta de acción del negocio, por ejemplo, eliminar aquellos flujos grandes de efectivo que no generan las utilidades que los justifiquen.
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En el presupuesto debe de existir un monto para cubrir imprevistos, se debe de prevenir y calcular lo incalculable, es un negocio prever, siempre será lo más sano. Desde la pandemia, la mayoría de los negocios aprendió la importancia de este punto, así como otras tendencias del mercado laboral que marcan el 2022.
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En las empresas un poco más grandes, además del presupuesto general, se recomienda tener un presupuesto por área, esto ayuda a que todos los empleados o equipos vean en la misma dirección y estén al tanto de las metas del negocio.
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Recordemos que una forma también efectiva de mantener tu negocio al día en cuestión de finanzas y tener información confiable a la mano es por medio de la implementación de ERP, los cuáles ayudan a fijar un presupuesto que evite la pérdida de dinero y a mantenerlo, si aún no estás seguro de invertir en ello, aquí tienes otra razón para dar ese paso.
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Por último, debes vigilar y respetar que el presupuesto se respete y sólo se hagan cambios cuando las cifras así lo ordenen.
Ninguna persona iniciaría un largo viaje sin ayuda del GPS o de un mapa, por la misma razón, no hay motivos para embarcarse en el gran viaje del emprendimiento sin las herramientas que nos indican las rutas a seguir y nos ayudarán a llegar al destino propuesto, lo mismo sucede con un presupuesto empresarial.
